【新唐人北京時間2022年01月18日訊】前一個月，我突然接獲總部指派到新單位擔任主管職務，雖然五年前我曾擔任那個單位副主管，可是時間變遷，該單位的工作性質已經完全不一樣了，那麼該如何在最短的時間內進入狀況？我運用了些小技巧，因此很快地在部屬中建立起威信，讓整個單位正常運作，並與橫向、縱向單位取得相關共識，順利推展後續工作，在此提供個人心得讓讀者參考運用。
一、建立學習型辦公室：
現今各公家機關在節省開支的情況下，內部已經很少有會議室的規劃，然而，我知道要在最短時間進入狀況，就要讓熟悉業務的同仁為我上課，把他們的經驗盡速傳達給我。
經審視整個單位辦公環境，能建立起小教室的空間，只剩我自己的辦公室了，因前任主管將辦公桌放置於辦公室中央，雖然氣派，但卻把空間切割了，我報到第一天早上7點到，自己把辦公室大挪移，將辦公桌移至角落，整個空間擴大起來，購置白板與白板架，找了六張輕便椅子，我的辦公室就變成學習小教室了。
二、建立小老師制度：
因為新單位裡有一項重大新增業務，總部調換3位資深業務人員辦理一年，總算績效顯現，為了增強效益，又調換2位資深業務人員加入，為盡快讓我及新進人員進入情況，我邀請這3位資深業務人員擔任講師，為我及所有同仁授課。
他們笑著說：「科長，我們都是聽你的課的耶﹗」我說：「時代不一樣了，新的業務也是我從來沒涉獵的領域，當然需要你們幫我上課。」所以請他們以曾經辦過的案例講解，說明當他們接到案件如何做事先分析、資料如何處理、外部資訊如何蒐集，以及與案件當事人如何談判？如何讓案件合意？完成案件在法律上的合宜度等。
這3位資深業務人員欣然答應，精細製作了講義，並詳細解說這類案件的處理步驟與談派技巧，以及法律上的注意事項，讓我及其他同仁受益良多，而且很快進入該項業務情況。
同樣的，我也請5位資深人員擔任6位資淺業務人員的專任小老師，專人指導讓資淺人員能盡速接任新增業務。
三、尋求橫向、縱向單位溝通與共識：
由3位資深業務人員擔任講師上課中，我也了解他們現在遭遇的困難與需要支援事項。首先，與橫向單位尋求同步作業模式，避免我們的作業有缺失，而影響前端與後端的聯繫，前後端的需求與要件，我會責成同仁務必達成他們的需求，避免案件延宕，同樣對無法達成的要求讓對方了解，尋求解套方案。
對縱向下屬單位，在重要會議上，再三提醒下屬單位主管，不要隨意更動與顧客的合意共識，避免節外生枝，如果對案件有異議，提出要改進的地方，我們會在以後案件會精益求精提升案件品質，但不可以在合意案件上隨便異動，避免產生困擾，此提議獲得很多單位的支持。
四、定期教育訓練建構標準作業流程：
我排定每週四上午是所有人員教育訓練時間，將我批審陳報案件中，特殊具有教育意義的case，請原承辦人員解說他辦案構思過程。
經過一次一次的案例解說，漸漸我們建立起各種不同類型案件的標準作業流程，很多資淺人員深深感動，原來感覺茫然無助不知如何下手的大型案件，在資深人員解說下迎刃而解，而且讓相同類型案件產生相同處理模式，不會造成不同處理結果，確保我們案件處理品質。
經過幾個月磨合，我總算在新單位中建立起相當的形象，還算是有進入情況吧﹗僅以自己淺淺的心得，提供給想轉換跑道的大家參考。@*
（轉自大紀元/責任編輯：李亞妹）
