【新唐人2012年6月5日】1.運用「艾森豪矩陣」釐清工作的處理順序

我們經常會用到時間管理的概念，而與時間管理有關的「艾森豪矩陣」

(Eisenhower Matrix)，又稱為「艾森豪原則」或「優先矩陣」(Prioritization Matrix)，屬於一種工作分類的概念，可協助你依重要性(important)與急迫性(urgent)的程度將工作分為四類，優先處理重要而且急迫的工作事項，而說起艾森豪矩陣的由來，則與1953年就任美國第三十四任總統的德懷特‧艾森豪威爾(Dwight D. Eisenhower)有關，他提出了一套處理事情優先順序的法則，於是這個法則就被後人以他的名字來命名，其實，艾森豪矩陣更早的起源，是與十九世紀末所發現的80/20法則有關。

一切都從80/20法則開始

你是否發現社會上的事物常有不平均的現象？例如：富比士雜誌每年統計的有錢人排行榜老是那幾張熟面孔？

1897 年義大利經濟學家帕列托(Vilfredo Pareto,1848~1923)發現財富集中在少數人手中的80/20法則後，世人才逐漸明白原來我們的社會普遍存在這種分配不均衡的現象 (ex.80%的財富集中在20%的人手裏)，類似的情形也出現在我們對工作的處理態度上，由於每件工作的重要性不同，如果我們還是依照自己的認知、偏好與經驗來決定工作的先後順序，而不是從整體的觀點對工作事項先做好分類，再進行處理，那麼最後可能的結果是在時間壓力下，將重要的工作草草處理，交差了事，因此，我們有必要依重要程度來安排工作的處理順序。

(圖 :臉譜出版社 提供)

「艾森豪矩陣」是80/20法則的實務應用版

如果你想讓工作的處理更有效率，讓你能用更多的時間與資源優先處理一些重要的工作，那麼「艾森豪矩陣」是你可以方便上手的一個分類工作的工具，它利用事情的重要性與急迫性的程度，將事情分成以下四大類，每一大類有不同的處理順序與方式：

A.重要又急迫的工作 → 優先處理

B.重要但不急迫的工作 → 列入工作進度表，稍後處理。

C.急迫但不重要的工作 → 委派作業

D.不急迫也不重要的工作 → 丟進紙簍(不處理)

其實，這項工作分類的原則之所以取名為「艾森豪」，與二戰時，美國知名的歐洲盟軍統帥、也是美國第三十四任總統─艾森豪有關，據說，他每天都一絲不茍地強力貫徹他處理事情的原則：「優先處理最重要的事情」，前提是先區分事情的重要程度，正因為他嚴格遵守這項紀律，因此，這項分類原則以他來命名，也正反映了這項原則的精神與意義；其實，與他同時代的其它偉大將領與近代的成功企業家也應該都會使用這項處理工作的原則─以全付的精力與時間先處理重大又很急迫的工作，這就是處理「關鍵少數」的工作藝術。

對於「艾森豪矩陣」的其它發想

有時我會想：將事情劃分成四類再決定處理順序的「艾森豪矩陣」，是否就足以讓我們應付工作上的所有事情？其實，「艾森豪矩陣」僅是一個概念，這個概念要能落實運用，關鍵在你分類的動作上，你應該要依據自己的工作屬性、內容與職務位階，來決定哪一件事是必須優先處理或暫緩處理的事項。